Por Roberto Shlesinger.
Estudios indican que el profesional promedio invierte el 28% de su tiempo en leer y responder emails, es decir, unas 2 horas y media al día. Pero a esta inmensa cantidad de tiempo se suma también las veces al día que la persona revisa la bandeja de entrada, y si al correo personal se le suma el corporativo, el resultado es un importante tiempo invertido (o perdido) revisando correos electrónicos.
Por la frecuencia con que se revisan las casillas pareciera que son de altísima importancia, sin embargo, expertos indican que el 90% (o más) de los correos que se reciben no son de carácter urgente, ni siquiera muy importantes.
Es un ciclo difícil de romper, ya que, según algunos psicólogos, recibir correos electrónicos libera dopamina, una sustancia química que se siente bien en nuestro cerebro. Sentimos una pequeña recompensa cuando recibimos un correo electrónico, lo que nos mantiene encerrados en el ciclo de correo electrónico y estar adictos a su control.
El problema no es solo un tema de tiempo perdido o malgastado sino la interrupción que conlleva. Pasar de estar focalizado en una actividad y revisar de manera compulsiva los emails cada tanto, genera interrupciones, cuyo costo es tener que perder otra media hora o más para volver al estado de concentración que se tenia antes.
Pero esto no es todo. La interrupción no es solo un momento, sino puede extenderse si al responder un email (que no era importante responder de inmediato) genera una respuesta inmediata del que lo recibe y ahí sí, con ese ping pong electrónico, se sale totalmente de la actividad que inicialmente se estaba tratando de adelantar.
A todo esto, aún se suma que hay correos que por alguna razón nos subscribimos o nos subscribieron y se asoma con todos los demás correos. ¡No se quiere perder esa última oferta que envían por email ! Más tiempo y más distracción.
Si queremos dar la impresión a un cliente o a nuestro equipo que somos muy eficientes y respondemos de inmediato se les mal acostumbra a que nuestra respuesta será siempre inmediata. ¿Qué pasa cuando no se puede tener siempre esa inmediatez? En este sentido, estudios indican que solo el 11% de clientes esperan que la respuesta sea en menos de una hora.
¿Qué se puede hacer ante este panorama tan desolador?
En primer lugar, crear una rutina de revisar solo dos veces al día los correos, como máximo. Segundo: darse de baja de manera sistemática a todos los correos indeseados o bloquear aquellos que no respetan la privacidad solicitada. Tercero: responder a los correos, pero que lleguen al destinatario postdatados. Es decir, si no se desea que la persona que reciba mi respuesta me responda un segundo después que envié mi email, se le puede enviar el email para que le llegue a la persona en una hora , al final del día o al día siguiente a primer hora. Esas herramientas existen y son fáciles de implementar. Por último, para aquellos correos que tenemos que elaborar una respuesta más completa y podemos darle una respuesta en una fecha posterior al actual, existen aplicaciones que permiten recibir de nuevo ese correo en una fecha futura y lo borra por ese tiempo de la bandeja de entrada (por ejemplo el icono del reloj en Gmail). Por último – y no menos importante – eliminar la posibilidad de ver los correos en el teléfono y en la computadora cuando no se esta en el horario de revisar los correos.
A veces se busca la distracción para no concluir con una labor importante, el revisar el email frecuentemente quizás responda a ese deseo. Es importante decir también, sin vueltas, que es un mito considerar que el ser humano puede hacer multitareas. Rescatar ese tiempo valioso, es rescatar también nuestra concentración para invertirla en algo más productivo, que sea aprovechable tanto para nosotros como para nuestra empresa.
